הסכם עיבוד מידע

הצדדים

המשרד הוא בעל השליטה במאגר המידע של לקוחותיו. Ledger Pilot מחזיקה את המאגר בשביל המשרד ומעבדת אותו רק לפי ההסכם הזה.

המידע ומטרות השימוש בו

המידע שהמשרד ולקוחותיו מכניסים למערכת: ספרי חשבונות, מסמכים, נתוני שכר ועובדים, ופרטי לקוחות ואנשי קשר. Ledger Pilot משתמשת בו רק כדי לתת למשרד את השירות: לשמור אותו, לקרוא מסמכים, להכין רישומים, דוחות וקבצים, ולגבות אותו.

המערכות שבהן מותרת גישה

מסד הנתונים, אחסון הקבצים ושרתי העיבוד של המערכת. Ledger Pilot אינה ניגשת למערכות של המשרד עצמו.

סוג העיבוד

שמירה, קריאת מסמכים, הכנת טיוטות לבדיקת המשרד, גיבוי, ושליחת הודעות שהמשרד הורה לשלוח. Ledger Pilot אינה מחליטה החלטות מקצועיות ואינה מגישה דיווחים לרשויות בשם המשרד.

משך ההתקשרות וסיומה

ההסכם חל כל עוד למשרד יש חשבון במערכת. בסיום ההתקשרות המשרד מקבל יצוא מלא של המידע שלו, כולל הקבצים. לאחר מכן המידע נמחק מהמערכת, והמשרד מקבל אישור על המחיקה.

אבטחת המידע

Ledger Pilot מקיימת את חובות האבטחה החלות על מחזיק לפי תקנה 19, ברמת האבטחה שחלה על מאגר המשרד. המערכת מחשבת את רמת האבטחה, מפיקה למשרד את מסמך הגדרות המאגר ואת נוהל האבטחה, ומפעילה את מה שהרמה מחייבת, כמו אימות דו-שלבי וניתוק אחרי זמן ללא פעילות. הוראות האבטחה של המשרד נקבעות בהגדרות האבטחה שלו במערכת.

סודיות ובעלי ההרשאה של Ledger Pilot

מי שמקבל אצל Ledger Pilot גישה למידע מתחייב בכתב לשמור על סודיותו, להשתמש בו רק לפי ההסכם, ולקיים את אמצעי האבטחה שבו.

צוות Ledger Pilot רואה במסכי הניהול של המערכת נתונים של כל המשרדים, לתפעול, לתמיכה, לחיוב ולאבטחה של השירות, בלי לבקש לכך אישור מהמשרד. זו קריאה בלבד, והיא פתוחה רק לבעלי הרשאה של Ledger Pilot שהשרת אימת. מאותם מסכים הצוות יכול גם לנהל את חשבונות המשתמשים של המשרד: להשבית או להפעיל משתמש, לשנות תפקיד ולשלוח איפוס סיסמה. כל פעולה כזו נרשמת בתיעוד.

כדי לפעול בתוך המידע של המשרד או לשנות בו נתונים, צוות התמיכה צריך אישור כניסה מהמשרד, עם סיבה ותוקף. המשרד יכול לבטל את האישור בכל עת, וכל פעולה בזמן התמיכה נרשמת ומוצגת למשרד.

ספקי משנה

Ledger Pilot נעזרת בספקי המשנה המפורטים בעמוד ספקי משנה, ובהסכם עם כל אחד מהם היא כוללת את החובות שבהסכם הזה. העברת מידע אל מחוץ לישראל נעשית לפי תקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א-2001, והבסיס לכל ספק מפורט באותו עמוד.

דיווח למשרד

אחת לשנה לפחות Ledger Pilot מדווחת למשרד איך קיימה את חובותיה לפי התקנות ולפי ההסכם. הדוח זמין למשרד במערכת.

אירוע אבטחה שנוגע למידע של המשרד נרשם במרשם אירועי האבטחה של המשרד, ומנהלי המשרד מקבלים הודעה עליו.

בקשות של נושאי מידע

אדם שפונה ל-Ledger Pilot כדי לעיין במידע שעליו מופנה אל המשרד, עם שם המשרד וכתובתו, כפי שקובע סעיף 13א לחוק הגנת הפרטיות.