איך להשתמש במילון
- המונחים מסודרים לפי נושא, מהבסיס של הנהלת החשבונות ועד הבינה המלאכותית.
- ההגדרות כאן כלליות ומיועדות להבנה. הן לא תחליף לייעוץ מקצועי של רואה חשבון.
- ליד חלק מהמונחים כתוב איך הם באים לידי ביטוי במערכת.
הספרים: איך רושמים כסף
- ספר כפול (הנהלת חשבונות כפולה)
- שיטת רישום שבה כל תנועה כספית נרשמת בשני מקומות לפחות: מאיפה הכסף בא ולאן הוא הלך. אם קונים מחשב במזומן, הקופה קטנה והציוד גדל באותו סכום. כך הספרים תמיד מאוזנים, וטעות בולטת מיד.עסקים שחייבים בספרים לפי הוראות מס הכנסה מנהלים כך את הספרים. המערכת עובדת רק בשיטה הזו.
- פקודת יומן
- רישום אחד בספרים. היא אומרת באיזה תאריך, באילו חשבונות ובאילו סכומים. כל פקודה מאוזנת: סך צד החובה שווה לסך צד הזכות.במערכת כל מסמך שנקרא הופך לטיוטת פקודת יומן, ואדם מאשר אותה.
- חובה וזכות
- שני הצדדים של כל פקודת יומן. בפשטות: חובה הוא הצד שמקבל ערך (הוצאה שנוצרה, נכס שגדל), וזכות הוא הצד שנותן ערך (הכנסה שנוצרה, התחייבות שגדלה, קופה שקטנה). אלה מונחים טכניים, לא שיפוט של טוב ורע.
- חשבון (בספרים)
- תא ברשימה שבו מצטברות תנועות מאותו סוג: הכנסות משירותים, שכר דירה, בנק, ספק מסוים. אין קשר לחשבון בנק; זה סעיף בספרים.
- אינדקס חשבונות (מבנה חשבונות)
- הרשימה המסודרת של כל החשבונות שבהם עסק משתמש, עם מספר לכל אחד. הוא קובע איפה כל הוצאה והכנסה יירשמו.המערכת מגיעה עם אינדקס חשבונות ישראלי מוכן. הוא לא אינדקס רשמי של רשות המסים.
- כרטסת
- כל התנועות של חשבון אחד לפי סדר תאריכים, עם היתרה אחרי כל תנועה. כשרוצים לדעת למה הוצאה מסוימת גבוהה, פותחים את הכרטסת שלה.
- מאזן בוחן
- טבלה אחת שמראה את היתרה של כל חשבון בסוף תקופה. סך החובה חייב להיות שווה לסך הזכות. זו הבדיקה הראשונה שרואה חשבון עושה לפני דוחות.
- טיוטה
- פקודת יומן שהוכנה אבל עדיין לא נכנסה לספרים. אפשר לתקן אותה או לדחות אותה עם סיבה.כל מה שהמערכת מכינה לבד נשאר טיוטה עד שאדם מאשר.
- רישום בספרים
- הצעד שבו טיוטה הופכת לפקודה רשומה. אחרי רישום הפקודה לא נמחקת ולא משתנה; אם יש טעות, מתקנים בפקודה הפוכה.
- פקודה הפוכה (סטורנו)
- פקודה שמבטלת פקודה קודמת בדיוק בסכומים ההפוכים. כך מתקנים טעות בלי למחוק את ההיסטוריה: רואים גם את הטעות וגם את התיקון.
תקופות, סגירות ודוחות
- נעילת תקופה
- סגירה של חודש לשינויים. אחרי נעילה אי אפשר לרשום לתוכו בלי לפתוח אותו מחדש, ופתיחה מחדש דורשת סיבה כתובה.
- סגירת חודש
- רשימת הבדיקות שעושים לפני שמכריזים שחודש גמור: אין טיוטות פתוחות, המאזן מאוזן, הבנק מותאם, דוח המע״מ מוכן. רק אחרי זה נועלים.
- סגירת שנה
- הסיכום של שנה שלמה: נעילת כל החודשים, העברת הרווח או ההפסד לעודפים, ופתיחת יתרות לשנה הבאה.
- דוח רווח והפסד
- דוח שמראה כמה העסק הכניס, כמה הוציא ומה נשאר, בתקופה מסוימת.
- מאזן
- תמונה של העסק ביום אחד: מה יש לו (נכסים), מה הוא חייב (התחייבויות), ומה שייך לבעלים (הון).
- תזרים מזומנים
- כמה כסף באמת נכנס ויצא, ומתי. עסק יכול להרוויח על הנייר ועדיין להיתקע בלי כסף בבנק; התזרים מראה את זה.
- גיול חובות
- רשימה של כמה כל לקוח חייב (או כמה חייבים לכל ספק), מחולקת לפי כמה זמן החוב פתוח. חוב ישן מקבל תשומת לב ראשונה.
מע״מ וסוגי עוסקים
- מע״מ (מס ערך מוסף)
- מס שנוסף למחיר של רוב העסקאות בישראל. העסק גובה אותו מהלקוחות, מקזז ממנו את המע״מ ששילם לספקים, ומעביר את ההפרש למדינה.
- מע״מ עסקאות
- המע״מ שהעסק גבה מהלקוחות שלו על מכירות. הוא חייב אותו למדינה.
- מע״מ תשומות
- המע״מ שהעסק שילם לספקים. בתנאים מסוימים מותר לקזז אותו מהמע״מ שהעסק חייב, ולכן חשוב שכל חשבונית ספק תהיה תקינה.
- עוסק מורשה
- עסק שגובה מע״מ מלקוחותיו ומגיש דוחות מע״מ תקופתיים, חודשיים או דו־חודשיים לפי גודלו.
- עוסק פטור
- עסק קטן שמחזור ההכנסות שלו נמוך מהתקרה שנקבעה בחוק. הוא לא גובה מע״מ ולא מגיש דוחות מע״מ תקופתיים.המערכת לא מציגה ללקוחות עוסק פטור חובת דיווח מע״מ תקופתי.
- מספר הקצאה (חשבונית ישראל)
- מספר שרשות המסים נותנת לחשבונית מס מעל סכום מסוים, כדי שהקונה יוכל לקזז את המע״מ שבה. הסכום שמעליו הוא נדרש משתנה לפי תאריך.במערכת מזינים את המספר אחרי שמקבלים אותו מרשות המסים, והוא מודפס על החשבונית.
מסים, טפסים וקבצים
- ניכוי במקור
- מס שהמשלם מוריד מהתשלום עוד לפני שהכסף מגיע למקבל, ומעביר ישר למדינה. כך זה עובד בשכר, ובתשלומים לחלק מהספקים לפי אישור שהם מקבלים ממס הכנסה.
- טופס 102
- הדיווח החודשי של מעסיק על מה שניכה מהעובדים ומהספקים: מס הכנסה וביטוח לאומי.
- טופס 126
- דיווח שנתי של מעסיק: מה שולם לכל עובד במשך השנה וכמה נוכה ממנו.
- טופס 856
- דיווח שנתי על תשלומים לספקים ולנותני שירותים, ועל המס שנוכה מהם במקור.
- טופס 6111
- טופס שמצורף לדוח השנתי של עסק. הוא מסדר את הדוחות הכספיים לפי סעיפים קבועים שרשות המסים קובעת.
- טופס 101
- כרטיס העובד: טופס שעובד ממלא אצל המעסיק, עם פרטים אישיים ומשפחתיים שמשפיעים על המס שלו. המעסיק שומר אותו אצלו.
- טופס 106
- אישור שנתי שהמעסיק נותן לכל עובד: כמה הרוויח בשנה וכמה מס וביטוח לאומי נוכו ממנו.
- מבנה אחיד (BKMVDATA)
- פורמט קובץ שרשות המסים קבעה, שבו תוכנה מוציאה את כל הספרים של עסק. כך אפשר להעביר ספרים בין תוכנות, ורשות המסים יכולה לקרוא אותם.
- הדיווח המפורט (PCN874)
- קובץ שעוסקים מסוימים מגישים עם דוח המע״מ, ובו כל חשבונית לחוד ולא רק הסכום הכולל.
- מקדמות
- תשלומים חודשיים או דו־חודשיים על חשבון מס ההכנסה של השנה, לפי אחוז מהמחזור שמס הכנסה קובע לכל עסק.
שכר ועובדים
- ברוטו ונטו
- ברוטו הוא השכר לפני הורדות. נטו הוא מה שנכנס לעובד לבנק, אחרי מס הכנסה, ביטוח לאומי, מס בריאות ופנסיה.
- תלוש שכר
- המסמך החודשי שמראה לעובד איך חושב השכר שלו: כל רכיב, כל הורדה, ומה נשאר.
- ביטוח לאומי ומס בריאות
- תשלומים חובה שמורדים מהשכר, ובחלקם משלם גם המעסיק. הם מממנים קצבאות ושירותי בריאות.
- הפרשה לפנסיה
- כסף שהעובד והמעסיק מעבירים כל חודש לקרן פנסיה או לביטוח מנהלים, לפי החוק והסכמי העבודה.
- נקודות זיכוי
- הקלות במס הכנסה שמגיעות לעובד לפי מצבו: תושבות, ילדים, לימודים, עלייה ועוד. הן נקבעות לפי מה שהעובד מצהיר בטופס 101.במערכת המשרד מזין את הנקודות, והן חלות על השכר רק אחרי אישור מתועד.
בנק, תשלומים ונכסים
- התאמת בנק
- בדיקה שכל שורה בדף הבנק מופיעה גם בספרים, וההפך. מה שלא מתאים הוא או טעות, או מסמך שחסר, או תנועה שעוד לא נרשמה.
- מס״ב
- מערכת של הבנקים בישראל להעברת תשלומים רבים בבת אחת, למשל משכורות. מכינים קובץ ומעלים אותו לבנק.המערכת מכינה את קובץ השכר, והמשרד מעלה אותו לבנק בעצמו. שום כסף לא זז מתוך המערכת.
- רכוש קבוע
- דברים שהעסק קונה ומשתמש בהם כמה שנים: מחשבים, רכב, ריהוט. הם לא נרשמים כהוצאה אחת ביום הקנייה.
- פחת
- החלק מהמחיר של רכוש קבוע שנרשם כהוצאה בכל שנה, לפי אחוזים שנקבעו בתקנות. כך הוצאה על מחשב מתפרסת על שנות השימוש בו.
- שערוך מטבע חוץ
- עדכון של יתרות בדולרים, באירו או במטבע אחר לפי השער החדש בסוף תקופה. ההפרש נרשם כרווח או כהפסד משער.
מסמכים ובינה מלאכותית
- בינה מלאכותית
- תוכנה שלומדת מדוגמאות רבות ויודעת לזהות דפוסים: לקרוא טקסט מתמונה, להבין איזה מסמך זה, להציע סיווג. היא טובה מאוד בזה, אבל היא לא יודעת מתי היא טועה, ולכן במערכת היא אף פעם לא מחליטה לבד על הספרים.
- מודל שפה
- סוג של בינה מלאכותית שקורא וכותב טקסט. במערכת מודלי שפה קוראים מסמכים ועונים על שאלות, תמיד עם בדיקות מסביב.
- זיהוי תווים (OCR)
- הפיכה של תמונה או סריקה לטקסט שמחשב יכול לקרוא. בלי זה, קבלה מצולמת היא רק תמונה.
- חילוץ שדות
- השלב שבו מתוך הטקסט מוציאים את מה שחשוב: שם הספק, מספר עוסק, תאריך, סכום, מע״מ, מספר המסמך.
- רמת ביטחון
- ציון שהמערכת נותנת לכל שדה שקראה: כמה היא בטוחה שקראה נכון. ציון נמוך בשדה חשוב עוצר את המסמך לבדיקה של אדם.
- חריג
- מסמך או תנועה שהמערכת לא מוכנה להמשיך איתם לבד, עם הסיבה כתובה בעברית: סכום לא ברור, ספק חדש, חשד לכפילות, חשבון שחסר באינדקס.
- כפילות
- אותו מסמך שהגיע פעמיים, למשל פעם במייל ופעם בצילום. אם רושמים אותו פעמיים, ההוצאה והמע״מ מנופחים.
- ציטוט מקור
- הפניה לחוק, לתקנה או להנחיה שעליה נשענת תשובה. העוזר במערכת עונה עם מקור, או אומר שאין לו תשובה.
אנשים, הרשאות ובקרה
- רואה חשבון
- בעל מקצוע מוסמך שחותם על דוחות כספיים ומייצג עסקים מול רשויות המס.
- מנהל או מנהלת חשבונות
- מי שמנהלים את הספרים ביום יום: קולטים מסמכים, רושמים, מתאימים בנק, מכינים לסגירה.
- תפקיד והרשאה
- מה כל משתמש במערכת רשאי לראות ולעשות. מנהלת חשבונות מכינה, רואה חשבון מאשר וסוגר, לקוח רואה רק את התיק שלו.
- הפרדת תפקידים
- כלל שלפיו אותו אדם לא גם מכין וגם מאשר את אותו דבר. זה מונע טעויות ומקשה על מעשים לא תקינים.
- תיעוד פעולות
- רשימה של כל פעולה חשובה במערכת: מי, מה, מתי ומאיפה. אצלנו הרשימה חתומה כשרשרת, כך ששינוי שקט של רישום ישן מתגלה בבדיקה.
- פורטל לקוח
- קישור פרטי שהמשרד נותן ללקוח, שדרכו הלקוח רואה את מצב התיק ומעלה מסמכים, בלי גישה לשום דבר אחר.