בקצרה
- שמונה שלבים. בחמישה הראשונים המערכת מכינה, בדיקה אחרי בדיקה.
- בכל נקודה שבה משהו לא ודאי, המסמך עוצר ומחכה לאדם, עם הסבר.
- שום דבר לא נכנס לספרים ולא יוצא לרשויות בלי אישור של אדם מהמשרד.
- המסכים בהדרכה הם צילומים של המערכת עצמה, על משרד לדוגמה.
1. המסמך מגיע
בעלת סטודיו קיבלה חשבונית מס מספק גרפיקה. היא יכולה להעביר אותה למשרד בכמה דרכים: לצלם אותה בטלפון דרך קישור הצילום, להעלות אותה דרך פורטל הלקוח, או להעביר אותה במייל לכתובת הקליטה של התיק שלה. גם המשרד עצמו יכול להעלות מסמכים, אחד אחד או מאות בבת אחת.
בכל דרך, המסמך נכנס לאותו מקום: התיק של הלקוחה, בחודש הנכון, עם תיעוד מאיפה הגיע.
2. המערכת קוראת
המערכת הופכת את התמונה לטקסט (זיהוי תווים) ומוציאה ממנו את השדות: סוג המסמך, הספק ומספר העוסק שלו, התאריך, מספר החשבונית, הסכום לפני מע״מ, המע״מ, הסכום הכולל ומספר ההקצאה אם יש. לכל שדה היא נותנת רמת ביטחון.
במקביל היא בודקת חשבון פשוט: הסכום לפני מע״מ ועוד המע״מ צריכים להיות שווים לסכום הכולל.
3. בדיקות, לפני שמישהו סומך על זה
לפני שהמסמך ממשיך, הוא עובר סדרה של שאלות קבועות:
- האם כל השדות החשובים נקראו בביטחון מספיק?
- האם זה ספק מוכר, והאם מספר העוסק מתאים לו?
- האם המסמך הזה כבר הגיע פעם, בדרך אחרת?
- האם יש באינדקס החשבונות של הלקוחה חשבון מתאים?
- האם החודש שלו עדיין פתוח?
אם התשובה לאחת מהן לא טובה, המסמך הופך לחריג. הוא לא נעלם ולא מנחש: הוא מחכה בתור החריגים של המשרד, עם הסיבה כתובה בעברית ועם שם האחראי.
4. טיוטת פקודת יומן
החשבונית שלנו עברה את כל הבדיקות. המערכת מכינה לה טיוטת פקודת יומן: הוצאות גרפיקה בצד אחד, מע״מ תשומות, והחוב לספק בצד השני. החשבון נבחר לפי מה שהמשרד כבר החליט בעבר על הספק הזה.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| הוצאות גרפיקה ופרסום | 1,000.00 | |
| מע״מ תשומות | 180.00 | |
| ספק: סטודיו לגרפיקה | 1,180.00 | |
| סך הכול | 1,180.00 | 1,180.00 |
הטיוטה עדיין לא בספרים. היא מחכה.
5. אדם מאשר
מנהלת החשבונות פותחת את מסך סקירת המסמכים. היא רואה את המסמך עצמו ליד השדות שנקראו, מה נקרא בביטחון נמוך ולמה, ואת הטיוטה שהוכנה. עכשיו יש לה שלוש אפשרויות: לאשר, לתקן ואז לאשר, או לדחות עם סיבה.
אחרי האישור, מישהו עם הרשאה רושם את הפקודה לספרים. במשרד קטן זה יכול להיות אותו אדם, וכל פעם כזו מתועדת. משרד גדול יותר יכול לדרוש שני אנשים שונים.
גם אם כל הבדיקות עברו, גם אם המערכת בטוחה, פקודה נכנסת לספרים רק בפעולה של אדם. מה שנרשם כבר לא נמחק; טעות מתקנים בפקודה הפוכה.
6. התשלום מגיע לבנק
שבוע אחר כך הסטודיו משלם לספק. המשרד מעלה את דף הבנק של החודש כקובץ, והמערכת משווה כל שורה בו למסמכים של אותה לקוחה בלבד. היא מוצאת את התשלום של 1,180 ₪ ומציעה להתאים אותו לחשבונית שלנו, עם הסבר למה.
מנהלת החשבונות מאשרת את ההתאמה. גם כאן, האישור יוצר טיוטה של פקודת התשלום, והרישום לספרים הוא צעד נוסף של אדם. שורה בבנק שאין לה מסמך הופכת למשימת בדיקה, ולא לניחוש.
7. סגירת החודש
בסוף החודש, המסך של סגירת החודש מרכז את כל מה שצריך לבדוק: האם נשארו טיוטות פתוחות, האם מאזן הבוחן מאוזן, האם הבנק מותאם, האם חשבונות הבקרה מתאימים לרשימות המפורטות, האם טיוטת המע״מ מוכנה. כל בדיקה שנכשלת מקשרת למסך שבו מתקנים אותה.
מנהלת החשבונות נועלת את החודש כשהוא מוכן. רואה החשבון סוגר אותו. פתיחה מחדש דורשת סיבה כתובה.
8. הדיווח לרשויות
המע״מ שבחשבונית שלנו כבר בספרים, ולכן הוא נכנס לבד לטיוטת דוח המע״מ של הלקוחה. באותו אופן נבנות מהספרים הטיוטות של שאר הדיווחים. במרכז הדוחות הרגולטוריים רואים לכל דוח מה המצב שלו, מה חסר, ומי בדק אותו.
מה ראינו
- הגעהמכל ערוץ, לתיק ולחודש הנכונים.
- קריאה ובדיקותשדות, ביטחון, חשבון, כפילות, ספק.
- טיוטה או חריגהצעה מוכנה, או עצירה עם סיבה.
- אישור ורישוםרק אדם מכניס לספרים.
- התאמה וסגירהבנק, בדיקות, נעילה.
- דיווחטיוטה מהספרים, המשרד מגיש.