דיווח לרשויות: המערכת מכינה, המשרד מגיש

הכלל: טיוטה מהספרים, הגשה בידי המשרד

המספרים בכל טיוטה נלקחים מפקודות שנרשמו, מתלושים שנרשמו ומתשלומי ספקים שנרשמו. טיוטות פקודה שעוד לא נרשמו לא נכנסות. כך המשרד בודק מספרים ולא מקליד אותם מחדש, והמספר בדוח תמיד מוביל חזרה לספרים.

טיוטת דוח מע״מ לכל עוסק

עוסק שגובה מע״מ מדווח בכל תקופה על מע״מ עסקאות, שגבה במכירות, ועל מע״מ תשומות, ששילם ברכישות, ומשלם את ההפרש. המערכת קוראת את שני הסכומים מהספרים ומציגה את היתרה לתשלום.

1. הכנה

   במסך ״טיוטות דיווח״ בוחרים חודש, ואת הלקוח או את כל המשרד. המערכת מסכמת את השורות הרשומות בחשבונות המע״מ של החודש. אם יש משימות בדיקה פתוחות, הטיוטה מסומנת כטיוטה, ואם לא, כמוכנה לבדיקה.

2. רענון

   כל הכנה נשמרת כתמונת מצב ונכתבת לתיעוד. רענון בונה אותה מחדש מהספרים הנוכחיים, עד שהדוח ננעל.

3. נעילת המספרים

   רואה החשבון נועל את הדוח, ומכאן המספרים קפואים.

4. סימון הגשה ותשלום

   אחרי ההגשה והתשלום בפורטל, המשרד מסמן במערכת שהדוח הוגש, ורושם את התשלום עם אסמכתה. זה תיעוד בלבד: המערכת לא מגישה ולא מעבירה כסף.

נעילה, סימון הגשה ורישום תשלום דורשים הרשאה בכירה, כמו זו שסוגרת חודש. לכל לקוח נשמר מחזור הדיווח שלו, חודשי או דו־חודשי, ועוסק פטור לא מקבל חובת דיווח תקופתי. המועדים בלוחות נגזרים מהמחזור הזה.

הדיווח המפורט והמבנה האחיד

הדיווח המפורט, PCN874

עוסקים שחייבים בכך שולחים לצד דוח המע״מ קובץ שמפרט כל חשבונית מכירה וקנייה. זהו הדיווח המפורט. הוא לא אותו קובץ כמו המבנה האחיד, והמערכת מחזיקה את השניים בנפרד.

הקובץ נבנה מהשורות הרשומות בחשבונות המע״מ ומהמסמכים שמאחוריהן: רשומת פתיחה, רשומות מכירה לעוסקים רשומים, רשומה מסכמת למכירות ללא עוסקים, רשומות חשבוניות תשומות ורשומת סגירה. בכל שורה: מספר הזהות של הצד השני, אסמכתה, תאריך, מע״מ, סכום לפני מע״מ ומספר הקצאה כשיש כזה. סוגי רשומות אחרים, כמו יצוא, יבוא, חשבונית עצמית ותשומות ציוד, לא מסווגים מעצמם. הם מופיעים ברשימה של ״דורש בדיקה״.

רואה החשבון מאמת את מבנה הקובץ, מסווג ידנית את הרשומות שלא סווגו, מסיר את שורת הסימון ומעלה.

המבנה האחיד, BKMVDATA

רשות המסים יכולה לדרוש מעסק למסור את הספרים שלו בפורמט ממוחשב אחד: המבנה האחיד. אלה שני קבצי טקסט: INI.TXT הוא אינדקס, ו־BKMVDATA.TXT מחזיק את החשבונות, שורות הפקודות, המסמכים שהונפקו והמלאי.

בוחרים חודש או רבעון, ולקוח אחד או את ספרי המשרד. מספרי הרשומות מותאמים בין שני הקבצים. נתון שחסר בספרים מופיע ברשימה, ולעולם לא מומצא. ההורדה כוללת את שני הקבצים, את התדפיסים הנלווים ורשימת תוכן. המערכת מריצה בדיקה בסיסית של הקידוד ושל קודי הרשומות. אדם מוריד, מאמת בכלי הרשמי של רשות המסים ומגיש.

טפסים 102, 856, 126 ו־6111

טופס 102, דיווח חודשי על ניכויים. שלב מילוי מקדים קורא את התלושים שנרשמו בחודש ובונה שורות שאפשר לערוך, ומסמן עובדים שחסר להם מספר זהות. הטיוטה כוללת חלק לרשות המסים, עם מס ההכנסה שנוכה מהשכר וניכוי במקור מתשלומי ספקים, וחלק לביטוח לאומי ולמס הבריאות, כל אחד עם סכום משלו. אם לא נרשמו תשלומי ספקים, המערכת מסמנת זאת ולא מניחה אפס. הפלט הוא קובץ טיוטה פנימי, לא קובץ בפורמט רשמי.

טופס 856, ניכוי במקור מספקים. שיעור הניכוי של כל ספק מוקלד על ידי רואה החשבון מתוך אישור הניכוי הרשמי של הספק. המערכת לא ממציאה שיעור. בכל תשלום לספק נשמר הסכום שנוכה, ובסוף השנה המערכת מסכמת לפי ספק. ספקים בלי מספר עוסק נספרים בנפרד ולא נעלמים. זה לא ״מבזק 856״ של הפנסיה, שהוא דבר אחר עם אותו מספר.

טופס 126, הסיכום השנתי של המעסיק. המילוי המקדים קורא את התלושים של השנה. אפשר להוריד טיוטה פנימית, או להפיק את קובץ המבנה הרשמי, שדורש את מספר תיק הניכויים של המעסיק ונושא שורת סימון. שדות שאין להם נתון ממולאים באפסים ומסומנים.

טופס 6111, הדוח המותאם לדוח השנתי. הטיוטה נבנית מדוח רווח והפסד של השנה, עם רשימת התאמות שבדרך כלל דורשות בדיקה, כמו רכב, מתנות, קנסות ותרומות. לצידה יש סיכום רכוש קבוע לפי סעיפי הטופס. יש גם טיוטות של הדוחות השנתיים 1214 ו־1301, שבהן ממולא רק סיכום הרווח וההפסד העסקי, וכל השאר נשאר ריק ומסומן.

מספרי הקצאה של חשבונית ישראל

כל מערכת שמנפיקה חשבוניות בישראל צריכה לטפל בזה, וכך זה עובד כאן. חשבונית מס לעוסק רשום מעל סף מסוים צריכה מספר הקצאה מרשות המסים, ובלעדיו הקונה לא יכול לקזז את מע״מ התשומות. הסף יורד לפי תאריך.

• בהנפקה, המערכת בודקת את תאריך ההנפקה, הסכום לפני מע״מ והאם הלקוח עוסק רשום, ומסמנת מסמך שצריך מספר. הספים שמורים לפי תאריך תחולה, ולא כקבוע אחד.
• המשרד מקבל את המספר בפורטל של רשות המסים ומקליד אותו, והוא מודפס על החשבונית. לחיצה על ״בקשת הקצאה״ במערכת מחזירה הנחיה לעשות זאת בפורטל.
• כשהרשות דוחה בקשה, מסך דחייה מסודר מציע ארבע דרכים: ביטול, זיכוי, המשך בלי מספר או בקשת שימוע.
• בצד הרכישות: חשבונית ספק מעל הסף בלי מספר הקצאה נעצרת לבדיקה לפני שסומכים על המע״מ שבה.

טופס 101 ומקדמות מס הכנסה

טופס 101. כל עובד ממלא אותו בתחילת העבודה ובתחילת כל שנת מס, כדי שהמעסיק ינכה את המס הנכון. הוא נשמר אצל המעסיק ולא נשלח לרשות המסים.

1. בקשה

   המשרד יוצר בקשות, אחת או רבות, ושולח לכל עובד קישור אישי, גם במייל אם רוצים.

2. מילוי וחתימה

   העובד פותח את הקישור בכל מכשיר, ממלא, חותם על המסך ומעלה מסמכים תומכים.

3. בדיקה

   המשרד מאשר, דוחה או מחזיר לתיקון. כל צעד מתועד. המערכת ממלאת את קובץ ה־PDF הממשלתי הרשמי, כל ערך במקומו המודפס.

4. החלה על השכר

   אחרי אישור, מי שמורשה רואה תצוגה מקדימה של נקודות הזיכוי והפרטים שישתנו בכרטיס העובד, ורק אז מחיל. שום דבר לא משתנה בשכר מעצמו.

מקדמות מס הכנסה. המערכת לא מנחשת את שיעור המקדמה. המשרד מקליד אותו מהודעת פקיד השומה, עם אסמכתה ותדירות חודשית או דו־חודשית. המערכת מחשבת את המקדמה כמחזור ההכנסות של התקופה כפול השיעור, מציגה מועד, ומאפשרת לרשום תשלום עם סכום, תאריך ואסמכתה ולראות כמה שולם מתחילת השנה. אין תשלום מהמערכת.

מרכז הדוחות הרגולטוריים

מסך אחד מרכז לחודש או לשנה את כל הקבצים שהמשרד עשוי להגיש: מבנה אחיד, דיווח מפורט, קובץ מס״ב, מבזק 856 לפנסיה, 102, 126, 856 ו־6111. באנר אדום קבוע אומר ״טיוטה, לא להגשה״. מתחת לכרטיסים: טיוטות הדוחות השנתיים, מסך המקדמות וטבלת היסטוריה של כל ההפקות.

לכל כרטיס יש מצב מוכנות: טיוטה מוכנה, נתונים חסרים או דרוש הרכבה, עם רשימת התנאים שחסרים. מכאן העבודה היא:

1. הפקה

   ״הפק והורד טיוטה חדשה לבדיקה״ יוצר הפקה חדשה. כל הפקה נשמרת עם טביעת אצבע SHA-256, ומתחילה כלא נבדקה.

2. בדיקת מבנה

   ״בדוק מבנה״ מריץ בדיקה במקום שיש כזו: קידוד וקודי רשומות במבנה האחיד, תקינות בסיסית במבזק 856, ופענוח בטיוטות הפנימיות. לדיווח המפורט ולקובץ מס״ב אין בדיקה.

3. סימון ״בדקתי״

   ״אני מאשר, בדקתי״ דורש הרשאה בכירה וסימון מפורש. הסימון נקשר בתיעוד להפקה המסוימת ולטביעת האצבע שלה.

4. הפקה חדשה, בדיקה חדשה

   כל הפקה חדשה הופכת את הבדיקה הקודמת לישנה, גם אם הקובץ יצא זהה. הבדיקה הקודמת נשארת בהיסטוריה.

לוח חובות דיווח, מועדים ותזכורות

לוח חובות הדיווח. שורה לכל לקוח ולכל חובה: מע״מ, דיווח מפורט, מקדמות, 102 וסגירת חודש. המצב של כל שורה, באיחור, קרוב, טיוטה מוכנה, עתידי, בוצע או לא רלוונטי, מחושב מהעבודה עצמה: מצב דוח המע״מ של הלקוח, כמה תלושים נרשמו מול מספר העובדים, והאם החודש נעול. השורות ממוינות מהגרועה ביותר, ולכל אחת קישור למסך שבו מתקנים. הלוח לקריאה בלבד.

סורק המועדים. תצוגה של החודשיים הקרובים לכל לקוח שבאחריות המשתמש: מע״מ, 102, דיווח מפורט, דוח שנתי ומקדמות, בדרגות דחוף, אזהרה ומידע.

תזכורות. פעם בלילה המערכת עוברת על המועדים, ויוצרת התראה בתוך המערכת לכל מנהל משרד, לכל לקוח ולכל מועד שנופל בשבוע הקרוב או שכבר עבר. התראה כפולה לא נוצרת, וכל התראה מובילה למסך המועדים.