בקצרה
- פתיחת חשבון לא דורשת פרטי תשלום. כל משרד חדש מקבל 30 ימי ניסיון.
- מסך "תחילת עבודה" מראה לכם בכל רגע מה כבר מוכן ומה עוד חסר, לפי הנתונים עצמם.
- את הלקוחות, הספקים ויתרות הפתיחה מעבירים בקובץ מהתוכנה הקודמת.
- ההמלצה: להתחיל עם כמה לקוחות, חודש אחד, מקצה לקצה.
השבוע הראשון
פותחים חשבון
הרשמה עם כתובת מייל. בכניסה הראשונה נוצרים המשרד ולקוח ראשון, כך שאפשר להתחיל מיד.
מקימים את המשרד
מסך "תחילת עבודה" מציג את שלבי ההקמה: אינדקס חשבונות, לקוח ראשון, כתובת קליטה במייל, מסמך ראשון, חשבונית ראשונה ופקודת יומן ראשונה שנרשמה. כל שלב מסומן לפי מה שבאמת קיים במערכת, ולא לפי תיבה שמישהו סימן, ולכל שלב יש קישור למסך שבו משלימים אותו.
מזמינים את הצוות
כל עובד מקבל תפקיד: רואה חשבון, מנהלת חשבונות, אחראית שכר, בודקת מסמכים ועוד. אפשר גם להגביל כל אחד ללקוחות ששויכו אליו.
מוסיפים לקוחות
לכל לקוח: שם, מספר עוסק או חברה וסוג הישות. המערכת לא תאפשר ליצור אותו לקוח פעמיים, ולכל לקוח נוצרת כתובת מייל משלו לקליטת מסמכים.
מעבירים נתונים מהתוכנה הקודמת
מדביקים קובץ של לקוחות, ספקים או יתרות פתיחה, בפורמט של חשבשבת, ריווחית, iCount או בפורמט כללי. המערכת מציגה כל שורה עם השגיאות שלה, ומייבאת רק כשאין שגיאות.
מעלים את מסמכי החודש
המשרד מעלה מסמכים בכמויות, והלקוחות יכולים לשלוח דרך קישור הצילום, דרך הפורטל או במייל. מכאן המערכת קוראת, בודקת ומכינה טיוטות, ואתם מאשרים.
החודש הראשון
ההמלצה שלנו היא לא להעביר את כל המשרד ביום אחד. בחרו כמה לקוחות מייצגים: עוסק מורשה עם הרבה מסמכים, חברה עם עובדים, ולקוח אחד מסובך. העבירו איתם חודש אחד שלם, מהמסמך הראשון ועד בדיקות הסגירה וטיוטת המע״מ.
כך תראו בדיוק איפה המערכת חוסכת לכם, איפה היא עוצרת ומבקשת החלטה, ואיך הצוות מרגיש איתה, לפני שמרחיבים.
מה תראו כבר בחודש הראשון
- מסמכים שנקראו ובודקו, עם טיוטות מוכנות.
- חריגים עם סיבה, בתור אחד לכל המשרד.
- הצעות התאמה בין הבנק למסמכים.
- בדיקות סגירה וטיוטת מע״מ לכל לקוח.
מה צריך מכם
- לאשר, לתקן או לדחות טיוטות.
- להכריע בחריגים. כל החלטה מלמדת את המערכת על הספק.
- להעלות את דף הבנק של החודש כקובץ.
- לסגור את החודש ולבדוק את הדוחות לפני הגשה.
תמחור ותשלום
התוכניות נקבעות לפי מספר הלקוחות, כמות המסמכים בחודש וגודל הצוות. המחירים והתכולה של כל תוכנית מופיעים במסך התוכניות אחרי הכניסה למערכת.
30 הימים הראשונים בלי תשלום. התשלום היום בהעברה בנקאית, ומסך החיוב במערכת מראה לכם את התוכנית, השימוש והיסטוריית התשלומים.
שאלות לפני שמתחילים
מה קורה אם המערכת טועה?
טעות נעצרת לפני הספרים, לא אחריהם. כל שדה נקרא עם רמת ביטחון, הסכומים נבדקים חשבונית, ומסמך לא ודאי מחכה לאדם. גם מסמך שעבר את כל הבדיקות נכנס לספרים רק כשאדם מאשר ורושם אותו. ואם בכל זאת נרשמה טעות, מתקנים אותה בפקודה הפוכה, וההיסטוריה נשמרת.
כמה עבודה נשארת לצוות?
ההחלטות, האישורים והסגירות נשארים אצלכם. מה שיורד מהצוות הוא ההקלדה, החיפוש והמעקב: המסמכים מגיעים קרואים, עם טיוטה, ועם הסבר כשמשהו לא ברור.
מי רואה את הנתונים של הלקוחות?
רק מי שהמשרד נתן לו הרשאה. הנתונים של כל משרד מופרדים ברמת מסד הנתונים, ובתוך המשרד אפשר להגביל כל עובד ללקוחות שלו. לקוח שמקבל קישור לפורטל רואה רק את התיק שלו.
האם המערכת מגישה דוחות לרשות המסים?
לא. היא מכינה טיוטות של דוחות המע״מ, הניכויים, השכר והקבצים השנתיים מתוך הספרים, והמשרד בודק ומגיש בעצמו. כל בדיקה של המשרד נרשמת, קשורה לקובץ המדויק שנבדק.
אפשר לעבוד מהטלפון?
המערכת עובדת בדפדפן, גם בטלפון. ללקוחות יש אפליקציית רשת לצילום מסמכים, שאפשר להוסיף למסך הבית. אפליקציה בחנויות האפליקציות עדיין אין.
מה עם שבת?
האתר ומסכי המערכת סגורים בשבת ובחגי ישראל, לפי לוח השנה, ונפתחים מחדש בצאתם.