הספרים וסגירת חודש

אינדקס החשבונות ונקודת הפתיחה

אינדקס החשבונות הוא רשימת המגירות שכל שקל ממוין אליהן: קופה, לקוחות, ספקים, שכירות, שכר, מכירות. בלחיצה אחת נוצר אינדקס מוכן, בנוי על המספור שמנהלי חשבונות בישראל כבר מכירים: נכסים, התחייבויות, הון, הכנסות, עלות מכר, הוצאות ושכר, כל קבוצה בטווח משלה.

לכל חשבון אפשר לצמיד תפקיד פנימי, למשל ״מע״מ תשומות״ או ״לקוחות״. כך הטיוטות האוטומטיות מוצאות את החשבון הנכון. אם תפקיד חסר, המערכת לא ממציאה חשבון, אלא עוצרת ואומרת שהאינדקס לא הוגדר עד הסוף.

אתם מוסיפים חשבונות, משנים שמות, בונים היררכיה של אב ובן ומשביתים חשבון שכבר לא בשימוש. חשבון שיש עליו שורות רשומות אי אפשר להשבית. אפשר גם לתייג שורות במרכזי עלות ורווח. כל שינוי באינדקס נכתב לתיעוד הפעולות.

מעבר ממערכת אחרת

אשף המעבר מקבל קובץ CSV שיוצא מחשבשבת, מריווחית, מ־iCount, או מכל גיליון שבו אתם מסמנים איזו עמודה היא מה. מה שנכנס:

• רשימת הלקוחות.
• רשימת הספקים.
• יתרות פתיחה, שמגיעות כטיוטה אחת מאוזנת לאישורכם. אדם מאשר ורושם אותה.

שום דבר לא נקלט עד שהתצוגה המקדימה נקייה משגיאות. אפשר גם להמשיך את מספור החשבוניות מהמערכת הקודמת.

מטיוטה לרישום, ומה עושים עם טעות

כל אירוע כספי נכתב כפקודת יומן, עם צד חובה וזכות שווים. ב־Ledger Pilot פקודה עוברת מסלול קבוע, ואין קיצורי דרך בתוכו.

תיקון לפני רישום. רק טיוטה אפשר לערוך, ואחרי כל עריכה הבדיקות רצות מחדש ונשמר מה היה ומה נהיה. טיוטה שגויה, גם מאושרת, נדחית עם סיבה כתובה, והמסמך שממנו נוצרה נפתח שוב לטיוטה מתוקנת.

תיקון אחרי רישום. פקודה רשומה לא נערכת ולא נמחקת. מתקנים אותה בפקודת סטורנו: אותם חשבונות, חובה וזכות מוחלפים, קישור למקור וסיבה כתובה. הסטורנו נרשם בתקופה של המקור, ולכן היא צריכה להיות פתוחה. בדוגמה למעלה, הסטורנו היה מזכה הוצאות משרד ומע״מ תשומות ומחייב את הספק, והמקור היה נשאר גלוי בספרים.

כללי רישום שהמערכת תמיד שומרת

הבדיקות רצות כשהטיוטה נוצרת, ושוב ברגע הרישום, על השורות כפי שנשמרו.

• סך החובה שווה לסך הזכות, עד האגורה. פקודה שכולה אפסים לא נרשמת.
• ברישום צריכות להיות לפחות שתי שורות שאינן אפס. אין סכומים שליליים, ושורה אחת לא נושאת גם חובה וגם זכות.
• כל חשבון בפקודה קיים במשרד ופעיל. לקוח, ספק או עובד שמקושרים לשורה שייכים לאותו משרד.
• התקופה לא סגורה ולא נעולה. דחייה מותרת גם בתקופה נעולה, כי היא לא נוגעת בספרים.
• ברישום, תיוג הלקוח מועתק לכל שורה, כדי שדוח של לקוח לא יחמיץ פקודה.

הפרדת תפקידים, כפי שהיא באמת

הפרדת תפקידים אומרת שמי שמכין פעולה כספית לא יהיה היחיד שמאשר אותה. Ledger Pilot מיישם אותה לפי רמת הסיכון.

ההרשאות לפי תפקיד: מנהל חשבונות יוצר, עורך ודוחה טיוטות. חשבונאי גם מאשר. רואה חשבון, בעלי המשרד ומנהל המערכת גם רושמים, מבטלים בסטורנו, סוגרים חודש ופותחים אותו מחדש.

• פקודות יומן: מקל כברירת מחדל, ומתועד. אדם אחד יכול לאשר ולרשום את הפקודה שלו, וכל פעם כזו נכתבת לתיעוד.
• בקרת ארבע עיניים לפקודות: לפי בחירת המשרד. מרגע שהמשרד מפעיל אותה, מי שהציע לא מאשר, ומי שאישר לא רושם.
• שכר: קפדני. מי שהכין או צפה בתצוגה המקדימה של תלוש לא רושם אותו. משרד יכול לבחור במפורש מצב של אדם אחד לשכר בלבד, וגם אז כל פעולה כזו נרשמת.

תשלום לקוח שמישהו הציע נרשם בידי אדם אחר. תשלומים לספקים הופכים לטיוטות פקודה ועוברים את כללי הפקודות. לכן לא נכון לומר שכל תשלום דורש שני אנשים, ואנחנו לא אומרים את זה.

נעילת חודש, סגירת חודש וסגירת שנה

יש שתי נעילות. הנעילה הקלה שייכת למנהל החשבונות, כשסיים את החודש. הסגירה הסופית שייכת לרואה החשבון, לבעלים או למנהל המערכת, אחרי בדיקה. שתיהן חוסמות רישום, אישור, עריכה וסטורנו באותו חודש, ושתיהן נחסמות כל עוד יש בחודש טיוטות שלא נרשמו או נדחו. פתיחה מחדש דורשת סיבה כתובה, וכל מעבר נכתב לתיעוד.

בדיקות שחוסמות סגירה: אין טיוטות פתוחות, מאזן הבוחן מאוזן, חשבונות הבקרה מתאימים לספרי העזר, ואין חריגות שכר חוסמות. אזהרות: משימות וחריגים פתוחים, מספרי הקצאה ממתינים, תנועות בנק לא מותאמות, טיוטת מע״מ שלא הוכנה, מט״ח שלא שוערך והפרשות.

משרד יכול לבחור שחודש לא ייסגר בלי תהליך סגירה חתום, שנפתח מתבנית של משרד ישראלי: מסמכים, טיוטות, בנק, מאזן בוחן, השוואה לחודש הקודם, מע״מ, ניכויים, שכר ומספרי הקצאה.

סגירת שנה

סגירת השנה היא שרשרת, וכל חוליה בה היא טיוטה או פעולה של אדם.

1. פקודת סגירה

   המערכת מכינה טיוטה שמאפסת את חשבונות ההכנסות וההוצאות אל העודפים.

2. אישור רואה החשבון

   רואה החשבון מאשר, והאישור נרשם בתיעוד.

3. יתרות פתיחה לשנה החדשה

   המערכת מכינה טיוטות שמעבירות את היתרות לשנה הבאה. אדם רושם אותן.

4. נעילת החודשים

   החודשים של השנה נסגרים לפי הסדר. אם חודש אחד לא יכול להיסגר, התהליך עוצר בו ומראה למה.

מאזן בוחן, כרטסות, התאמות וגיול

מאזן בוחן. כל חשבון עם סך החובה וסך הזכות שלו, מפקודות רשומות בלבד. פקודה שבוטלה והסטורנו שלה מופיעים שניהם, כך שההיסטוריה נראית והסכום מתאפס. אפשר לסנן לפי תקופה ומרכז עלות ולהשוות לחודש הקודם או לאשתקד.

כרטסת. ההיסטוריה המלאה של חשבון אחד, שורה אחר שורה, עם יתרה מצטברת, טווח תקופות וסינון לפי לקוח.

התאמת חשבונות בקרה. מאזן בוחן מאוזן עדיין יכול להסתיר טעות, למשל תשלום של לקוח שנרשם ברשימת הלקוחות ולא בספרים. הבדיקה משווה כל חשבון בקרה לרשימה שמאחוריו: לקוחות מול חשבוניות פתוחות, ספקים מול חשבונות ספק פתוחים, בנק מול היתרה שיובאה, ומלאי מול הערכת המלאי. מוצגים ההפרש, סיבה סבירה וקישור לפקודות ולמסמכים. הבדיקה לא כותבת תיקון, ופער בה חוסם את סגירת החודש.

כרטיסי לקוחות וספקים וגיול

כרטסת לקוח. כל חשבונית, קבלה, חשבונית זיכוי ותשלום של לקוח אחד, לפי תאריך, עם יתרה מצטברת, פירוק לפי גיל החוב והסכום שהוא חייב.

גיול. כמה זמן כל חשבונית לא שולמה, בקבוצות: שוטף, 1 עד 30, 31 עד 60, 61 עד 90 ומעל 90 יום. הגיול מחושב מתאריך הפירעון, או מתאריך ההנפקה כשאין כזה, אחרי קיזוז התשלומים שנרשמו. יש גיול לקוחות וגיול ספקים, לכל לקוח של המשרד או לכל המשרד, וגיול ספקים גם לפי ספק.

צד הספקים. אפשר להדביק את הכרטסת שהספק שלח, כקובץ CSV, ולראות מה מופיע רק אצלו, מה רק אצלכם ואיפה הסכומים שונים.

הנפקת מסמכים, לפי הכללים בישראל

המשרד, או הלקוח, מנפיק חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס קבלה וחשבונית זיכוי, וגם הצעת מחיר והזמנה שאינן מסמכי מס ואפשר להפוך אחר כך לחשבונית.

• מספור רץ לכל עסק ולכל סוג מסמך, מוגן מפני כפילות.
• עוסק פטור לא יכול להנפיק חשבונית מס. מסמך פטור או בשיעור אפס לא נושא מע״מ, ומסמך רגיל חייב לשאת אותו. שיעור המע״מ נקבע לפי תאריך המסמך.
• אין תאריכים עתידיים ואין סכומים שליליים. קבלה חייבת לציין אמצעי תשלום. חשבונית מס חייבת לשאת שם לקוח. שורות הפריטים חייבות להסתכם לסכום המסמך.
• חשבונית זיכוי מונפקת מול מסמך קיים, ויוצרת מעצמה טיוטת היפוך להכנסה.
• ביטול משאיר את המסמך המקורי במצב ״בוטל״, עם הסיבה ומי ביטל. מספר לא חוזר לשימוש.
• כל מסמך מס יוצר טיוטת פקודת הכנסה, ולכל מסמך יש קובץ PDF.

למספרי הקצאה של חשבונית ישראל המערכת בודקת לפי תאריך ההנפקה, הסכום לפני מע״מ והאם הלקוח עוסק רשום. אם צריך מספר, המשרד מקבל אותו בפורטל רשות המסים ומקליד אותו. הפירוט המלא נמצא בהדרכה דיווח לרשויות.

רכוש קבוע, פחת ושיערוך מט״ח

רכוש קבוע. פנקס נכסים עם שתי שיטות פחת: קו ישר ויתרה פוחתת. המערכת מציעה שיעורי ברירת מחדל לפי קטגוריה, על בסיס תקנות מס הכנסה (פחת), כהמלצה לבדיקת רואה החשבון. אתם יכולים לשנות כל שיעור.

בכל חודש לוחצים על הרצת פחת ומקבלים טיוטה אחת לכל נכס, בלי כפילות בהרצה חוזרת. גריעת נכס יוצרת טיוטה שמורידה עלות ופחת שנצבר מול התמורה, עם רווח או הפסד הון. יש גם סיכום נכסים לשנת המס לפי סעיפי טופס 6111, כטיוטה לרואה החשבון.

שיערוך מט״ח. כל שורה בפקודה שומרת את המטבע שלה ואת השער לשקל, מהשער היציג של בנק ישראל. בסוף חודש המערכת משערכת יתרות פתוחות במטבע חוץ בחשבונות לקוחות, ספקים ובנק, ומציעה טיוטה להפרשי שער וטיוטת היפוך לתחילת החודש הבא. משרד יכול לבחור שהטיוטות האלה יוכנו מעצמן בכל חודש. הן עדיין ממתינות לאישור.

דוחות וייצוא

כל הדוחות קוראים רק פקודות רשומות, לכל לקוח או לכל המשרד, בשקלים.

• רווח והפסד לחודש, רבעון או שנה, עם השוואות, לפי מרכז עלות, ותקציב מול ביצוע.
• מאזן לתאריך, עם השוואה.
• תזרים מזומנים בשיטה העקיפה.
• גיול לקוחות וגיול ספקים.
• תצוגת ספרים: ספר תקבולים ותשלומים, ספר קופה וספר תנועות מלאי, עם ייצוא CSV.
• חבילה חודשית בקובץ ZIP: מאזן בוחן, רווח והפסד, מאזן, תזרים, גיול וטיוטת מע״מ, עם טביעת אצבע לכל קובץ. ההורדה נכתבת לתיעוד.

ייצוא: CSV של מאזן הבוחן, הכרטסת וכל לשונית בדוחות הכספיים, בקידוד שאקסל פותח בעברית תקינה. PDF בעברית של רווח והפסד, מאזן ותזרים.