בקצרה
- העוזר עונה רק מעובדות מתוארכות שיש להן מקור, ומראה את המקורות. אין מקור, אין תשובה.
- הצעה שהעוזר מכין נכנסת לתיבת הצעות לאישור. אדם מאשר או דוחה, ואחרי אישור נוצרת טיוטה או משימה, לא פעולה סופית.
- יש פעולות שהעוזר לא יכול לעשות בכלל, גם אם מישהו אישר: לרשום פקודה בספרים, לסגור תקופה, למחוק מסמך, להפיק חשבונית או להגיש דבר לרשות.
- כל תשובה מגיעה עם המקור שלה, כך שאפשר לפתוח אותו ולבדוק.
מה העוזר, ואיפה הוא נמצא
העוזר הוא הכלי של המשרד לשאלות מקצועיות ולהכנת עבודה. הוא משתמש בבינה מלאכותית, ובפרט במודל שפה שמנסח תשובה, אבל התוכן של התשובה מגיע ממאגר עובדות ולא מהזיכרון של המודל.
יש לו שני מקומות:
- מסך יועץ המס (Tax Copilot). שואלים בעברית, בהקשר של הלקוח והחודש שבחרתם, ורואים שיחות קודמות, סקירת עבודה וסיכום חודשי.
- הבועה בכל מסך. כפתור בפינת המסך פותח את העוזר בלי לעזוב את העבודה. בבועה מופיעים גם כרטיסי פעולה, שמוסברים בהמשך.
דוגמאות לשאלות: "מה שיעור המע"מ בתאריך הזה?", "מתי מגישים את טופס 102?", או שאלה על מצב המע"מ של הלקוח שבחרתם בחודש מסוים.
ממה העוזר עונה
לשאלה מקצועית, העוזר עונה רק מתוך ספרייה של עובדות. לכל עובדה יש מקור, ויש תאריכים שבהם היא בתוקף. כך מתבצעת תשובה:
בדיקת גבולות
לפני הכול, השאלה נבדקת מול רשימת נושאים שהעוזר מסרב להם. שאלה מורכבת מסומנת כשאלה שצריך להעביר לרואה חשבון.
שליפה לפי תאריך
העוזר שולף את העובדות שהיו בתוקף בתאריך שהשאלה עוסקת בו, ולא "המצב היום". שיעור מע"מ של חשבונית ישנה נבדק לפי התאריך שלה.
מצב האימות של כל עובדה
עובדה שבודק מקצועי אימת או תיקן מוצגת ככזו. עובדה שהבודק פסל לא משמשת בתשובות בכלל.
ניסוח מתוך העובדות בלבד
מודל השפה מנסח תשובה מהעובדות שנשלפו. כשהמודל לא זמין, או כשיש תקלה, מנגנון קבוע מציג את אותן עובדות בצורה מובנית, כמו במסך למעלה.
כשיש לקוח נבחר, והמשתמש מורשה לראות אותו, העוזר יכול להשתמש גם בנתונים של הלקוח עצמו, למשל מצב המע"מ שלו בחודש מסוים. שיחה שייכת ללקוח, לחודש ולמשתמש שלה, ולא מתערבבת עם שיחות אחרות.
מקור מצוטט, או סירוב
כל תשובה חייבת לצטט עובדות מתוך מה שנשלף בפועל. אם המודל מצטט עובדה שלא נשלפה, או ממציא מקור, התשובה נפסלת. כך ציטוט שנראה אמין אבל לא קיים לא מגיע אליכם.
כשאין במאגר עובדה שעונה על השאלה, העוזר לא מנחש. הוא אומר שלא מצא במאגר הידע שלו מקור מצוטט, ממליץ לפנות לאיש מקצוע, ויכול להציע לפתוח פנייה לתמיכה.
נושאים שהעוזר מסרב להם
- העלמת מס או הסתרת הכנסות.
- זיוף מסמכים.
- פיצול חשבוניות כדי לעבור מתחת לסף.
- ייצוג מול רשויות או הגשת ערעורים.
- תכנון מס שמנוסח כשאלה תמימה. העוזר מזהה ניסוחים עקיפים כאלה ומסרב גם להם.
הגנות נוספות
- טקסט ששותל הוראות לעוזר, למשל בתוך מסמך או שאלה, מנוקה לפני שהוא מגיע למודל.
- לכל משרד יש מגבלת שימוש לשעה וליום, כדי שתקלה לא תריץ שאלות בלי סוף.
- כל שאלה נרשמת ביומן הביקורת.
מאיפה הגיע המספר
המטרה היא שלכל מספר שהעוזר מציג תהיה תשובה לשאלה "מאיפה זה בא", בלי לבקש מכם להאמין לו.
- במספר מקצועי, כמו שיעור, סף או מועד, התשובה מציגה את העובדות שעליהן היא נשענת, עם המקור שלהן ומצב האימות שלהן.
- במספר של לקוח, כמו מצב המע"מ בחודש, התשובה נשענת על הנתונים של הלקוח הנבחר באותו חודש, ורק אם אתם מורשים לראות אותם.
- במסמך שמחכה לאישור, בודק מסמכים שקורא בלבד מראה את הבדיקות שנעשו לפני אישור: האם הסכומים מסתכמים, האם מספר העוסק תקין, האם הספק מוכר, האם יש סיכון לכפילות, האם התאריך עתידי או מחוץ לתקופה, האם נדרש מספר הקצאה, האם המע"מ עקבי, אילו שדות ברמת אמון נמוכה, האם הקובץ חסר, ואיך תיראה פקודת היומן הצפויה.
הבודק לא מאשר, לא רושם ולא משנה דבר. ברשימת המסמכים לבדיקה מוצגות הסיבות הפתוחות של כל מסמך, והרשימה הזו נבנית בלי קריאה לבינה מלאכותית.
הצעות שמחכות לאישור
העוזר יכול להכין הצעה לפעולה. ההצעה לא מתבצעת. היא נכנסת לתיבת "הצעות לאישור", ושם אדם מאשר אותה או דוחה אותה עם סיבה.
- העוזר מכין הצעההצעה בלי מקורות מצוטטים נדחית כבר בשלב הזה.
- ההצעה ממתינהבתיבת ההצעות לאישור, כהצעה פתוחה.
- אדם מחליטמאשר או דוחה, עם סיבה. ההחלטה נרשמת.
- ביצוע בשלב נפרדרק הצעה שאושרה, פעם אחת בלבד, אחרי בדיקה חוזרת של המקורות.
- התוצאה היא טיוטה או משימהאדם ממשיך ממנה במסך הרגיל.
מה נוצר אחרי אישור
- יצירת משימה: משימה במשרד.
- הצעת פקודת יומן: טיוטה שממתינה לאישור ולרישום, כמו כל טיוטה אחרת.
- רישום ספק: כרטיס ספק.
- הצעת סיווג: הערה בלבד.
- טיוטת כלל לסיווג תנועות בנק: כלל שנשמר כלא פעיל.
- טיוטת מכתב גבייה: טיוטה בתור, שלא נשלחת.
- בקשת מסמך: משימה פנימית במשרד. היא לא נשלחת ללקוח.
בבועה יש גם כרטיסים להפקת חשבונית, קבלה או הודעת זיכוי, או לעריכת פרטי לקוח. הכרטיס מוביל למסך הרגיל של הפעולה, ושם אדם משלים ומאשר. לכרטיסים האלה אין ביצוע אוטומטי.
בדיקות שמצביעות על עבודה
בתיק של כל לקוח יש בדיקות מוכנות שעוברות על החודש שלו ומצביעות על דברים שכדאי לטפל בהם. הן לא עושות דבר בעצמן.
- חשבונית ללקוח שעבר מועד התשלום שלה.
- תנועת בנק שחוזרת שוב ושוב.
- ספק שחוזר בלי כרטיס ספק.
- מסמך שמחכה ברמת אמון נמוכה.
- חשבון בנק בלי תנועות בתקופה.
- מספר הקצאה חסר.
- רכוש קבוע בלי טיוטת פחת.
- ייבוא שנראה כפול.
- חשבונית הוצאה בלי פקודת יומן.
- לקוח שלא הגיעו ממנו מסמכים חדשים הרבה זמן.
לכל בדיקה יש רמת סיכון והצעה לצעד הבא: טיוטת מכתב גבייה, טיוטת כלל בנק, רישום ספק, משימה, בקשת מסמך או הצעת פקודה. הרצה של בדיקה היא תצוגה בלבד, בתוך הלקוחות שאתם רשאים לראות. שמירה של הרצה מוסיפה רק רשומה להיסטוריה וליומן הביקורת.
המשרד יכול להפעיל או לכבות בדיקות לכל המשרד ולכל לקוח. כיבוי ברמת המשרד גובר על הפעלה ברמת הלקוח.
מה העוזר לא עושה לעולם
מנגנון הביצוע מסרב לפעולות האלה גם אם מישהו אישר הצעה: להפיק חשבונית, לרשום פקודה בספרים, לסגור תקופה, למחוק מסמך, ולהגיש או לשדר דבר לרשות כלשהי.
הוא גם לא עונה בלי מקור מצוטט, ולא עוזר בהעלמת מס, בהסתרה, בזיוף, בפיצול חשבוניות מתחת לסף, או בייצוג ובערעורים מול רשויות.
העוזר
- עונה על שאלות מתוך עובדות מתוארכות, עם מקורות.
- אומר כשאין לו מקור, ומפנה לאיש מקצוע.
- מכין הצעות עם מקורות, ושם אותן בתיבת ההצעות.
- מריץ בדיקות על החודש של לקוח ומצביע על עבודה.
- מראה אילו בדיקות נעשו על מסמך לפני אישור.
אתם
- בודקים את המקור לפני שמסתמכים על תשובה.
- מאשרים או דוחים כל הצעה, עם סיבה.
- משלימים את הטיוטה או המשימה שנוצרה, במסך הרגיל.
- מאשרים ורושמים פקודות, לפי הפרדת התפקידים.
- מחליטים אילו בדיקות פעילות במשרד ואצל כל לקוח.
מאגר הידע, ומי בודק אותו
המאגר מכסה נושאים רבים, וכל עובדה בו נושאת מקור ותאריך תחולה. עובדה שמסומנת לבדיקה של רואה חשבון מוצגת ככזו בתשובה, כך שתמיד רואים באיזה מעמד המידע.
במערכת יש תפקיד ייעודי של בודק ידע מקצועי, שמיועד לרואה חשבון. הבודק מאמת עובדה, מתקן אותה או פוסל אותה. עובדה מאומתת או מתוקנת מוצגת ככזו בתשובה, ועובדה פסולה יוצאת מהתשובות.
מה זה אומר בשבילכם: תשובה של העוזר היא נקודת פתיחה עם מקור שאפשר לפתוח ולבדוק. היא לא חוות דעת מקצועית. לכן כל תשובה נושאת הערה שהיא אינה תחליף לייעוץ מקצועי.