בקצרה
- הרצת שכר נפרדת לכל לקוח מעסיק, עם תלושים, בדיקת חריגות ונעילה של החודש.
- טופס 101 ממולא ונחתם על המסך, ונקודות הזיכוי מוחלות על השכר רק אחרי אישור מתועד.
- מי שצפה בתלוש או הציע אותו לא יכול גם לסגור אותו.
- טיוטות של 102, 126 ו־106, קובץ מס״ב לשכר שהמשרד מעלה בעצמו, וקישור לעובד לכל התלושים שלו.
- כל חישוב שכר הוא טיוטה שהרואה חשבון או המשרד בודקים לפני שהיא נרשמת.
הרצת השכר, לקוח מעסיק אחד בכל פעם
המשרד מנהל את השכר של הרבה עסקים. לכל לקוח יש רשימת עובדים משלו: פרטים אישיים, פרטי מס, פרטי בנק, תנאי שכר, היסטוריית שינויים ויתרות חופשה. כל מסך שכר מוגבל ללקוחות שהמשתמש משויך אליהם.
שעות העבודה נכנסות מקובץ של שעון נוכחות, CSV או Excel. המערכת מנסה לזהות את שמות העמודות המקובלים ביצוא של מערכות נוכחות, וזה זיהוי על בסיס מאמץ ולא ממשק מאושר. המשרד עובר על כל שורה לפני שהיא נכנסת. בעל עסק יכול גם להזין בעצמו את שעות החודש ולשלוח אותן למשרד, והמשרד מאשר או דוחה.
מריצים את החודש
המערכת מחשבת תלוש לכל עובד פעיל של הלקוח, לפי תאריך התשלום.
עוברים על החריגות
כל אזהרה מופיעה ליד העובד שלה, עם רמת חומרה.
סוגרים את התלושים
כל תלוש נסגר על ידי אדם אחר מזה שצפה בו. אפשר לסגור את כולם בבת אחת, חוץ מתלושים עם חריגה חוסמת.
נועלים את החודש
החודש ננעל ללקוח המעסיק. פתיחה מחדש של חודש נעול דורשת נימוק בכתב.
מפיקים את מה שיוצא מהחודש
טיוטות פקודות שכר, טיוטת 102, קובץ מס״ב לשכר והתלושים לעובדים.
מה יש בתלוש, במילים פשוטות
התלוש מראה לעובד את השכר לפני הניכויים, כל ניכוי בנפרד, ואת מה שהוא מקבל בפועל. ההבדל בין השניים מוסבר במילון, תחת ברוטו ונטו. המערכת מחשבת את הרכיבים האלה:
- הכנסות: שכר בסיס, שעות נוספות, דמי נסיעה, דמי הבראה לפי ותק, פדיון חופשה, דמי מחלה, תוספת משמרת ולילה, ורכיבים נוספים חייבים או פטורים.
- מס הכנסה: לפי מדרגות המס החודשיות שחלות בתאריך התשלום, פחות שווי נקודות הזיכוי של העובד, ולא פחות מאפס.
- ביטוח לאומי ומס בריאות: חלק העובד וחלק המעסיק, בשיעור מופחת ובשיעור מלא עד התקרה. יש לוחות נפרדים לבעל שליטה, לנוער ולעובד זר, וטיפול בעובד שיש לו מעסיק נוסף.
- פנסיה: הפרשות העובד והמעסיק לפי ברירות המחדל של פנסיית החובה, כולל רכיב הפיצויים. קרן השתלמות אם יש.
- בדיקות ורכיבים נוספים: שווי רכב, בדיקה מול שכר המינימום, ועלות המעסיק המלאה.
יש גם כלים שמשרד שכר משתמש בהם כל יום: חישוב ברוטו מתוך נטו, שכר שעתי ושכר יומי, חלקיות משרה, גמר חשבון ותמיכה בטופס 161, והתחייבויות לחופשה ולפיצויים. יש סימולטור של מה אם, והוא אף פעם לא סוגר תלוש.
הקבועים של השכר, כמו מדרגות, תקרות ושווי נקודה, שמורים לפי תאריך תחולה. המערכת מחפשת את הערך שחל בתאריך התשלום, ולא מניחה שיש שנה נוכחית אחת.
טופס 101 מקוון ונקודות זיכוי
בטופס 101 העובד מצהיר על הפרטים שלו ועל הזיכויים שהוא מבקש. המעסיק חייב לאסוף אותו.
- המשרד יוצר קישור לכל עובד, או קבוצת קישורים לכל העובדים של לקוח, ושולח אותו במייל.
- העובד פותח את הקישור בלי חשבון ובלי סיסמה. הקישור תקף ל־30 יום. העובד יכול לשמור טיוטה ולחזור אליה.
- בסוף העובד חותם על המסך, באצבע או בעכבר. המערכת שומרת את תמונת החתימה וטביעה שמזהה אותה.
- המשרד בודק את הטופס, ומאשר, דוחה או מחזיר לתיקון. דחייה והחזרה דורשות נימוק.
- המערכת מפיקה PDF על גבי התבנית הרשמית של הטופס.
החתימה היא חתימה על המסך. היא לא חתימה אלקטרונית מאושרת או חתימה דיגיטלית.
המערכת לא מחשבת נקודות זיכוי מתוך מה שהעובד סימן בטופס. את מספר הנקודות מזין המשרד. אחרי שרואה החשבון מאשר את הטופס, יש צעד מפורש של החלה על השכר: הוא מראה את הערך הקודם ואת החדש, דורש נימוק, נרשם ביומן הפעולות ובהיסטוריה של העובד, ואפשר לבטל אותו.
בדיקות חריגות, הפרדת תפקידים ונעילה
בדיקות חריגות
לפני שתלוש נסגר, המערכת בודקת אותו ומסמנת: שינוי חד בנטו, הפרשה לפנסיה שחסרה, שכר מתחת למינימום, ימי מחלה או שעות נוספות מעבר למותר, דמי הבראה כפולים ונטו שלילי. לכל חריגה יש רמה: מידע, אזהרה או חסימה. סגירה של כל התלושים בבת אחת אף פעם לא מדלגת על חריגה חוסמת. תלוש כזה נבדק ונסגר לבד, ביד.
מי שצפה לא סוגר
הפרדת תפקידים בשכר היא ברירת המחדל. מי שהפיק תצוגה של תלוש או הציע אותו לא יכול לסגור אותו, והמערכת בודקת זאת מתוך יומן הפעולות. משרד שבו עובד אדם אחד יכול להפעיל מצב של משתמש יחיד לשכר, וכל פעם שהוא משמש נרשמת ביומן. משרד יכול גם לדרוש שאדם שני יסמן שבדק את התלוש לפני שהוא נסגר.
סגירת תלוש כאן פירושה שהתלוש נעשה סופי. היא לא רושמת דבר בספרים. פקודות השכר, כלומר שכר, התחייבויות, ניכויים, ביטוח לאומי, פנסיה וקרן השתלמות, נבנות כטיוטה ועוברות את אותו אישור ורישום של כל פקודת יומן. שם הדרישה לאדם שני היא הגדרה שהמשרד בוחר. כשהיא כבויה, כל אישור של אדם יחיד מסומן ביומן.
נעילת חודש השכר
החודש ננעל לכל לקוח מעסיק בנפרד. פתיחה של חודש נעול ונעילה מחדש דורשות נימוק בכתב, ושתיהן נרשמות ביומן הפעולות.
המערכת
- מחשבת טיוטת תלוש לכל עובד לפי תאריך התשלום
- מסמנת חריגות ועוצרת סגירה מרוכזת על חריגה חוסמת
- בודקת שמי שצפה בתלוש לא סוגר אותו
- מכינה טיוטות פקודות, טפסים וקובץ מס״ב
- מתעדת כל אישור, נעילה ופתיחה
אתם
- מזינים עובדים, תנאים ושעות, ובודקים כל שורת שעות
- מזינים את נקודות הזיכוי ומאשרים את טופס 101
- בודקים את התלושים ואת החריגות, וסוגרים
- נועלים את החודש, ופותחים אותו רק עם נימוק
- מגישים את הטפסים ומעלים את קובץ הבנק בעצמכם
טיוטות 102, 126 ו־106
- טופס 102, חודשי: טיוטה בשני חלקים. החלק של רשות המסים כולל את מס ההכנסה שנוכה מהשכר ואת הניכוי במקור מספקים. החלק של הביטוח הלאומי כולל ביטוח לאומי ומס בריאות. לכל עובד יש פירוט. הסטטוס של הטיוטה תמיד נשאר טיוטה.
- טופס 126, שנתי: טיוטה מרוכזת של השכר והמס שנוכה לכל עובד, שרואה החשבון מעביר הלאה בעצמו.
- טופס 106, שנתי לעובד: תצוגה לכל עובד ו־PDF על גבי התבנית הרשמית, ומסך מרוכז למשרד. המשרד בודק לפני שהטופס נמסר לעובד.
גם קובץ ההפקדות לקופות הפנסיה במבנה האחיד מופק כטיוטה בלבד, במרכז הייצוא.
קובץ מס״ב לשכר
אחרי שהחודש ננעל, המערכת בונה את קובץ מס״ב לשכר בפורמט הרשמי, מתוך התלושים הסופיים. המשרד מוריד את הקובץ ומעלה אותו בעצמו לבנק של הלקוח. הבנק הוא שמבצע את ההעברות.
- קובץ נבנה רק מחודש נעול.
- עובד שחסרים לו בנק, סניף או מספר חשבון לא נכלל, והוא מופיע ברשימה שהמשרד רואה.
- כשחסרים פרטי המוסד של המעסיק במס״ב, המערכת ממלאת במקומם אפסים ומציגה אזהרה על מה שצריך להשלים לפני ההעלאה.
המערכת מכינה את הקובץ, ולא שולחת אותו. היא לא מעבירה משכורות ולא מתחברת לבנק.
העובד רואה את התלושים שלו לבד
מתוך תיק העובד, המשרד יוצר לו קישור אישי. בקישור העובד רואה את כל התלושים שלו, מוריד כל תלוש כ־PDF, ומוריד את טופס 106 השנתי, בלי לפתוח חשבון. הקישור תקף ל־30 יום, ויצירת קישור חדש מבטלת את הקודם.
אפשר גם לשלוח תלוש במייל, לשלוח את כל התלושים של החודש בבת אחת, ולראות דוח של מה נשלח. הצפייה היא לקריאה בלבד: העובד לא עורך דבר ולא מגיש בקשות, חוץ מטופס 101.