כל מסמך נכנס, נקרא ונבדק. שום דבר לא נרשם על סמך ניחוש.

איך מסמכים נכנסים

כל מסמך נכנס לתור אחד של המשרד, ולכל מסמך נשמר מאיזה ערוץ הגיע. אלה הערוצים הפעילים היום.

העלאה מהמשרד

מישהו במשרד בוחר לקוח וחודש, וגורר למערכת קובץ אחד או תיקייה שלמה של חשבוניות וקבלות. המערכת שומרת כל קובץ, מזהה קובץ שכבר הועלה, וקוראת את כולם ברקע, וההתקדמות מתעדכנת על המסך.

נתמכים PDF, תמונות, גיליונות, מסמכי Word וקובצי טקסט. סריקה אחת של הרבה קבלות אפשר לפצל למסמך לכל עמוד. המסמכים האלה נכנסים לתיבת מיון, ומישהו במשרד משייך כל אחד ללקוח שלו.

צילום בטלפון

בעל העסק מצלם קבלה בדפדפן של הטלפון, ומקבל מיד תשובה: הצילום קריא, או שצריך לצלם שוב ולמה (חשוך, חתוך, קטן מדי, או שכבר נשלח). כך קבלה לא קריאה נתפסת כשהנייר עוד ביד.

קישור ללקוח

המשרד יוצר קישור פרטי ללקוח ומעביר אותו לבעל העסק. בלי כניסה למערכת של המשרד, בעל העסק יכול להעלות קבלות, לראות סיכום מצב ולסמן "כן, המסמך הזה שלי". המשרד קובע מה הקישור מאפשר. הסימון של בעל העסק לא מאשר שום דבר בעבודה של המשרד.

מייל שמועבר לכתובת של הלקוח

לכל לקוח יש כתובת מייל משלו. מייל שמועבר אליה, למשל חשבונית שספק שלח, נקלט, והקבצים המצורפים נקראים. קובץ מצורף שלא ניתן לקלוט נרשם בתור הקליטות שנכשלו, ולא נעלם.

איסוף מתיבת מייל

המשרד מחבר פעם אחת תיבת מייל של לקוח. המערכת עוברת על טווח תאריכים שבחרתם, אוספת קבצים מצורפים של קבלות וחשבוניות, ומדלגת על מה שכבר יש לה. אפשר להפעיל בדיקה חוזרת יומית.

רשתות ביטחון

קובץ שלא נקרא, גדול מדי, מסוג לא נתמך או שלא שויך ללקוח מופיע בתור הקליטות שנכשלו, ומשם מעבדים אותו מחדש, משייכים אותו או סוגרים אותו. פעמיים ביום המערכת מחזירה לתור מסמכים שנתקעו לפני קריאה. מסמך שגרם לתקלה שוב ושוב עובר לבדיקה ידנית.

איך מסמך נקרא

קריאה של מסמך היא שני דברים. זיהוי תווים הופך תמונה של טקסט לטקסט. חילוץ שולף מהטקסט את הערכים שצריך: מספר, תאריך, סכומים ומספר עוסק. לפני כל שימוש בבינה מלאכותית, המערכת קובעת איך לקרוא את הקובץ.

• גיליון (CSV, Excel). לא נקרא בבינה מלאכותית. נפתחת משימה שמפנה למסכי הייבוא.
• PDF דיגיטלי עם שכבת טקסט. קודם נקרא בכללים קבועים, בלי בינה מלאכותית. התוצאה מתקבלת רק אם היא ודאית ובודק נפרד מאשר אותה. אחרת, עוברים לבינה מלאכותית.
• סריקה או צילום. נקראים במנועי בינה מלאכותית.

שני מנועים על סריקות

בסריקות ובצילומים, שבהם זיהוי תווים עלול לעוות ערכים, שני מנועי בינה מלאכותית קוראים את המסמך כל אחד בנפרד, ומשווים שדה מול שדה. כשהם חלוקים על שדה חשוב, מצטרפים מנועים נוספים, ודעת הרוב קובעת. PDF נקי עובר להשוואה רק כשהקריאה במנוע אחד יצאה לא ודאית.

אילו שדות נקראים

שם הספק ושם הלקוח ומספרי העוסק שלהם, מספר המסמך, התאריך, הסכום לפני מע"מ, המע"מ, הסה"כ, המטבע, ומספר ההקצאה כשהוא מודפס. לפי מספרי העוסק המערכת קובעת גם אם זה מסמך הוצאה (מספק) או מסמך הכנסה (שהלקוח שלכם הנפיק).

בדיקה בחשבון פשוט אחרי כל קריאה

כל תוצאה של בינה מלאכותית נבדקת שוב בכללים קבועים: הסכום לפני מע"מ ועוד המע"מ שווים לסה"כ, שיעור המע"מ הוא השיעור שהיה בתוקף בתאריך המסמך, יש מטבע, בחשבונית יש מספר עוסק, והכיוון עקבי. בדיקה שנכשלה לא מוחקת את הקריאה, אלא פותחת משימת בדיקה לאדם. גם הדרישה למספר הקצאה נבדקת לפי תאריך המסמך.

סוגי מסמכים

המערכת מסווגת כל מסמך: חשבונית (כולל חשבונית מס/קבלה), קבלה, הודעת זיכוי, קבלה על תרומה, תעודת משלוח, חשבון עסקה או הצעת מחיר, דף בנק, חוזה, טופס 101, טופס 106, טופס 161, ו"לא מזוהה". סוג שלא זוהה נשאר "לא מזוהה", ולא הופך לניחוש.

רק שלושה סוגים מקבלים טיוטת פקודה אוטומטית: חשבונית, קבלה והודעת זיכוי. חשבון עסקה והצעת מחיר אינם חשבונית מס, ולכן לא נרשמים כהוצאה עם מע"מ תשומות.

רמת אמון, ומה היא קובעת

כל ערך שנקרא מקבל רמת אמון, והמסמך כולו מקבל ציון. הבסיס הוא הסכמה בין מנועים ובדיקות החשבון.

• בשדה. גבוהה: שני מנועים מתוך שניים מסכימים, או שלושה ומעלה מסכימים. בינונית: שניים מסכימים מתוך שלושה או ארבעה. ידנית: אין רוב, ואדם צריך להחליט.
• במסמך. מסמך מקבל רמה גבוהה רק כששדות הליבה (מספר, תאריך, מספר עוסק, סה"כ, מע"מ וסכום לפני מע"מ) כולם גבוהים וכל הבדיקות עברו. שדה ליבה בינוני מגביל את המסמך לבינונית, ושדה נמוך או בדיקה שנכשלה מגבילים לנמוכה.

מה רמת האמון קובעת

• אם המסמך מסומן כמעובד, או כממתין לבדיקת אדם.
• ברמה נמוכה נפתח חריג, ולא נבנית טיוטה אוטומטית.
• ארבעה שדות קריטיים: מספר המסמך, התאריך, מספר העוסק של הספק והסה"כ. אם אחד מהם חסר או לא ודאי, חריג בחומרה גבוהה עוצר את המסמך.
• המערכת לומדת על ספקים רק מקריאות שאפשר לסמוך עליהן במידה סבירה.

מה פירוש "אושר אוטומטית"

"אושר אוטומטית" פירושו דבר אחד: המערכת סימנה את המסמך כנבדק, כי לא נשאר בו אף חריג פתוח. מסמך שיש בו חריג פתוח מחכה לאדם.

מסמך מסומן כנבדק רק כשכל אלה מתקיימים

• הסוג שלו הוא חשבונית, קבלה או הודעת זיכוי.
• הוא מסמך הוצאה. מסמך הכנסה שהלקוח שלכם הנפיק אף פעם לא מסומן אוטומטית.
• ארבעת השדות הקריטיים קיימים ברמת אמון גבוהה, ולחשבונית יש מספר ומספר עוסק של הספק.
• רמת האמון של המסמך אינה נמוכה.
• נבנתה טיוטת פקודה תקינה: לאותו לקוח, בצד הנכון של הספרים, מאוזנת, ובסכום שתואם לשדות כפי שהם עכשיו.
• הוא לא חשוד ככפול.
• אין משימת בדיקה פתוחה, כמו אי התאמה במע"מ או בעיה במספר ההקצאה.
• העיבוד שלו לא נכשל.

גם אישור ידני נבדק: מסמך בר רישום בלי טיוטה מוכחת מאושר רק עם אחת משתי חלופות מתועדות, "תיוק ללא רישום בספרים" או "המסמך נרשם בספרים בדרך אחרת".

מסמך שכבר אושר חוזר לבדיקה כשטיוטת הפקודה שלו נדחית, כשהוא מועבר ללקוח אחר, או כשמתקנים בו שדה מהותי.

למה מסמך עוצר ומחכה

כשמשהו לא ודאי או לא נכון, המערכת לא מנחשת. המסמך נכנס לתור החריגים עם סיבה בעברית פשוטה, דרגת חומרה ותפקיד שאחראי לטפל בו.

סיבות נפוצות

• רמת אמון נמוכה, או שדה קריטי שחסר.
• חשבונית בלי מספר, או בלי מספר עוסק של הספק.
• מסמך כפול: אותו קובץ בדיוק, או קובץ עם שם דומה מאוד. אם הכפיל שייך ללקוח אחר, החריג אומר שייתכן שהמסמך שויך ללקוח הלא נכון, בחומרה גבוהה.
• סוג מסמך שאין לו מסלול רישום, כמו תעודת משלוח או הצעת מחיר.
• טיוטה שלא נבנתה, עם הסיבה המדויקת: חסר חשבון באינדקס החשבונות, התקופה סגורה, הסכומים לא מאוזנים, התאריך לא סביר, או מסמך במטבע חוץ בלי שער רשמי של בנק ישראל לתאריך שלו.
• תאריך חסר, לא סביר, או בתוך תקופה נעולה.
• אי התאמה במע"מ, או בעיה במספר ההקצאה.

מה אתם עושים עם חריג

מתקנים שדות, מאשרים, דוחים או מעבירים מסמך ללקוח אחר. אישור סוגר את כל החריגים הפתוחים של המסמך, עם סיבת האישור. במסך הכפולים מקובצים זוגות חשודים, למשל אותו ספק עם אותו סכום ותאריך. לכל זוג בוחרים "לא כפולים" או מיזוג, שבו אחד נשאר והשני מסומן כמוחלף. שום מסמך לא נמחק.

המערכת לומדת את הספקים שלכם

המערכת שומרת זיכרון של ספקים לכל משרד. בכל פעם שספק מופיע, היא בטוחה יותר מי הוא ולאיזה סוג הוצאה הוא שייך. תיקון שלכם נשאר בתוקף ללקוח הזה, וניחוש מאוחר יותר לא דורס אותו.

• הצטברות. ספק חדש מתחיל ברמת אמון נמוכה, לפעמים עם סיווג מרשימה כללית של ספקים ישראליים נפוצים. בכל הופעה המערכת צוברת "קולות" על סיווג ההוצאה, וקולות סותרים נרשמים ולא נמחקים.
• גבולות. הזיכרון שייך למשרד שלכם בלבד, ולא עובר בין משרדים. תיקון אצל לקוח אחד לא משנה טיוטות של לקוח אחר.
• תיקון אנושי. תיקון נעשה במסך הספקים או ישירות בשדה במסך הבדיקה. הוא נרשם בתיעוד ונועל את הסיווג.

ממסמך לטיוטת פקודת יומן

לחשבונית או קבלה רגילה מספק, המערכת מכינה את הרישום בעצמה. זו טיוטה, ואנשים במשרד מאשרים ורושמים אותה.

טיוטת ההוצאה בוחרת את חשבון ההוצאה לפי הסיווג של הספק אצל הלקוח (ואם החשבון לא באינדקס, הוצאות כלליות), ורושמת בחובה הוצאה ומע"מ תשומות ובזכות את הספק. למסמך שהלקוח שלכם הנפיק, טיוטת הכנסה (לקוחות, הכנסות ומע"מ עסקאות) נבנית כשאדם מאשר את המסמך. אישור פקודה דורש הרשאת אישור, שאין לתפקיד מנהל חשבונות. רישום בתקופה סגורה נחסם. פקודה שנרשמה לא נערכת: מתקנים אותה בפקודת היפוך.

מסך הבדיקה

במסך בדיקת המסמכים רואים כל שדה עם רמת האמון שלו, מתקנים במקום, מאשרים או דוחים. לכל מסמך מופיעות הסיבות שבגללן הוא מחכה. אפשר לאשר הרבה מסמכים יחד ולקבל תוצאה נפרדת לכל אחד.

הטיוטות מחכות במסך טיוטות פקודות היומן, ומשם מאשרים ורושמים, גם כמה יחד.

מי עושה מה

כל פעולה של אדם ושל המערכת נרשמת ביומן הביקורת: מי עשה מה, מתי ולמה.