כל הלקוחות של המשרד, חודש אחרי חודש, במקום אחד

משרד, לקוח, חודש

מי שעובד ב־Ledger Pilot הוא משרד רואי חשבון או משרד הנהלת חשבונות. למשרד יש לקוחות רבים: העסקים שאתם מנהלים עבורם את הספרים. העבודה נעשית לקוח אחד וחודש אחד בכל פעם, למשל "סטודיו אלפא, ספטמבר".

שלוש השכבות האלה הן הבסיס של כל המערכת. כל מסמך, כל טיוטה של פקודה, כל חריג וכל דוח שייכים למשרד אחד, ברוב המקרים ללקוח אחד, ולחודש דיווח אחד.

• בחירת החודש. בראש כל מסך משרדי יש בורר תקופה. הוא מתחיל בחודש הנוכחי ונשמר בדפדפן שלכם בין מסך למסך.
• בחירת הלקוח. מסך ששייך ללקוח אחד נטען רק אחרי שבחרתם לקוח והמערכת אימתה שמותר לכם לעבוד עליו.
• העלאה. מסמך שאתם מעלים נושא את החודש שבחרתם. המערכת דוחה חודש בפורמט שגוי, ולעולם לא מחליפה את החודש שבחרתם בניחוש של המודל שקרא את המסמך.

מסך "היום שלי"

זה המסך הראשון שכל עובד במשרד רואה כשהוא נכנס. הוא עונה על שאלה אחת: מה מחכה לי עכשיו, אצל כל הלקוחות שמותר לי לראות.

המסך בנוי מאריחים. כל אריח סופר סוג אחד של עבודה פתוחה:

• טיוטות של פקודות יומן שמחכות לאישור;
• חריגים בקליטת מסמכים, ומסמכים שנתקעו בעיבוד או שהקליטה שלהם נכשלה;
• מסמכים שלקוחות שלחו ומחכים לבדיקת המשרד;
• חריגות בשכר;
• מועדי דיווח קרובים ומקדמות מס הכנסה;
• פריטים של מספרי הקצאה שממתינים לטיפול;
• יתרות במטבע חוץ שעוד לא שוערכו, והוצאות או הכנסות נצברות שהגיע מועדן.

האריחים ממוינים: קודם אלה שיש בהם עבודה, ואחר כך לפי חומרה ולפי כמות. האריח העליון הופך ל"פעולה הבאה", עם כפתור שפותח את התור המתאים. כל עוד המסך פתוח, הוא מתרענן מעצמו.

מנהלת חשבונות עם כמה לקוחות יכולה לסנן לפי לקוח, או ללחוץ על אחד מתגי הלקוחות שמראים כמה פריטים פתוחים יש לכל אחד. עובד שעוד לא שויכו לו לקוחות רואה הודעה מפורשת על כך, ולא "אין עבודה". ואריח מופיע רק אם המסך שהוא מוביל אליו פתוח לתפקיד של העובד.

לוח המשרד ובריאות הלקוחות

לוח המשרד הוא טבלה אחת של כל לקוחות המשרד. בכל שורה: שם הלקוח, סוג הישות, מנהלת החשבונות שמטפלת בו, מספר המסמכים, מספר החריגים ומצב חודש המע״מ שלו: מוכן, בתהליך, ממתין למסמכים, סגור, שגיאה או לא רלוונטי.

מעל הטבלה ארבעה מדדים לחודש שבחרתם: לקוחות מוכנים לדיווח, לקוחות תקועים או חסרי חומר, חריגים פתוחים ומסמכים שהגיעו החודש. באותו לוח מוסיפים לקוח חדש ומשייכים לו מנהלת חשבונות.

מרכז הבקרה של מנהל המשרד

לבעל המשרד ולמנהלים יש גם מבט רחב יותר, "מרכז בקרה". הוא מרכיב נתונים שכבר קיימים במערכת ואינו משנה דבר. יש בו שלושה חלקים:

• בריאות הלקוחות. לכל לקוח: מצב, מנהלת החשבונות, מע״מ, שכר וטופס 102, חריגים, מסמכים תקועים, פעילות אחרונה, והסיבה למצב במילים.
• עומס הצוות. לכל עובד: מספר הלקוחות, החריגים הפתוחים, המסמכים התקועים והחריגים שקרובים לזמן היעד או חרגו ממנו. הנוסחה כתובה על המסך עצמו, ועובד שהעומס שלו גבוה בבירור מהממוצע במשרד מסומן כעמוס. רק תפקידים שרואים את כל המשרד רואים את החלק הזה.
• תפוקה ומועדים. תפוקה ואיכות בשלושים הימים האחרונים, השימוש בחבילה, ולוח מועדי הדיווח.

שיוך לקוחות לצוות ומשימות המשרד

בעל המשרד מחליט איזו מנהלת חשבונות מטפלת באיזה לקוח. בלוח המשרד בוחרים עובד מתוך רשימת העובדים הפעילים, ושומרים.

לשיוך יש שתי תוצאות. הראשונה: העובד מסומן כמטפל העיקרי בלקוח. השנייה, והחשובה יותר: השיוך הוא מה שנותן לעובד גישה ללקוח. מנהלת חשבונות רואה רק לקוחות ששויכו אליה, ואינה יכולה לפעול על לקוח אחר. הפירוט המלא של התפקידים וההרשאות נמצא בהדרכה בקרה, הרשאות ותיעוד.

• אפשר לשייך רק עובדים פעילים של אותו משרד. ניסיון לשייך עובד מושבת נדחה עם הודעה בעברית.
• כל שינוי שיוך נרשם בתיעוד הפעולות, עם העובד הקודם והעובד החדש.
• רשאים לשייך: בעל המשרד, מנהל הלשכה, רואה החשבון ומנהל/ת חשבונות בכיר/ה.
• גם העוזר של המערכת יכול להציע שיוך. ההצעה ממתינה במסך "הצעות לאישור", ואדם מאשר או דוחה.

משימות המשרד

מסך "המשימות שלי" מרכז משימות עבודה, רשימות בדיקה והערות על לקוחות. משימה נוצרת ביד, או מהצעה של העוזר שאדם אישר. כשמשימה או חריג משויכים לעובד, הוא מקבל על כך התראה בתוך המערכת.

תיק העבודה של לקוח לחודש

לכל לקוח ולכל חודש יש מסך אחד שמראה מה הגיע, מה חסר ומה מחכה להחלטה. המסך נבנה מהנתונים שכבר נמצאים במערכת, ומחולק לחלקים:

• מסמכים וחריגים;
• פקודות יומן;
• התאמות בנק;
• שכר ושינויים, כולל השוואה לתלוש של החודש הקודם;
• בדיקת החודש;
• חומר חסר;
• דוחות ודיווחים של הלקוח. כאן קבלה של הדיווח אצל הרשות תמיד מסומנת "לא אומת", כי המערכת לא יודעת אותה.

כל חלק מוצג רק אם מותר לכם לראות אותו. חלק מוסתר מסומן ככזה, ולא מוצג כאפס. גם כשהמערכת לא יודעת משהו, היא אומרת זאת: מסמך בלי חודש או חריג בלי מסמך נספרים כ"לא ידוע". התיק מסומן "מוכן לבדיקה" רק כשאין בו שום דבר חסום ושום דבר לא ידוע. ורשימה ארוכה מדי מוצגת עם הודעה מפורשת שהיא חלקית.

לבדוק ולאשר יחד

מתוך התיק אפשר לאשר מסמכים או לסגור חריגים בבת אחת. כל פריט עדיין דורש את ההרשאה הרגילה שלו. הבקשה נושאת את גרסת הנתונים שראיתם: אם משהו השתנה מאז, השרת מסרב ומודיע שהנתונים השתנו, ואתם בודקים שוב. ניסיון חוזר של אותה בקשה לא יבצע את הפעולה פעמיים.

פרטי העסק שמופיעים על החשבוניות שלו, כמו כתובת, מספר רישום ותדירות דיווח המע״מ, נערכים בתיק על ידי בעלי תפקיד בכירים, וכל שינוי מתועד.

חומר חסר

בתיק יש רשימה של החומר שהמשרד עוד מחכה לו מהלקוח לאותו חודש: דפי בנק, פירוט כרטיסי אשראי, חשבוניות ספקים חסרות וחומר להכנת שכר, עם פירוט חופשי. אותה דרישה לאותו לקוח ולאותו חודש נשמרת פעם אחת בלבד. כשהמסמך מגיע, מקשרים אותו לדרישה וכותבים למה הוא עונה עליה. גם יצירת הדרישה וגם הסגירה שלה מתועדות.

תור חריגים אחד לכל המשרד

חריג הוא פריט שהמערכת לא מחליטה עליו לבד: חשד לכפילות, מספר חשבונית חסר, אישור ניכוי מס במקור חסר, מסמך שלקוח שלח ועוד לא נבדק, או קריאה ברמת ביטחון נמוכה. התור מציג את כולם, מכל הלקוחות שמותר לכם לראות, במסך אחד.

• שתי לשוניות: "פעילים", ו"טופלו" עם מי סגר את החריג, מתי ולמה.
• סינון לפי לקוח, רמת סיכון (גבוהה, בינונית או נמוכה) ומצב.
• חריגים ממסמכים שנקראו בביטחון נמוך מופיעים ראשונים.
• טיפול בפריט אחד או בקבוצה: בטיפול, נבדק, לבדיקה ידנית, טופל או לא רלוונטי. כל שינוי דורש סיבה ונרשם בתיעוד.
• העברה לעובד אחר, אחד אחד או בקבוצה, ומעבר ישיר למסך שממנו החריג הגיע.
• הסיבה תמיד כתובה בעברית פשוטה, למשל "חשד לכפילות" או "ממתין לבדיקת המשרד", ולא כקוד פנימי.

זמני יעד

לכל סוג חריג ולכל רמת חומרה יש זמן יעד ותפקיד שאחראי עליו ראשון. המערכת מחשבת מחדש בכל פעם אם החריג בזמן, קרוב לחריגה או כבר חרג. חריגה מזמן היעד מייצרת, בבדיקת הלילה, התראה בתוך המערכת למנהלי המשרד, ונספרת בחלק עומס הצוות.

התראות

ההתראות מופיעות בתוך המערכת: משימה ששויכה לכם, חריג ששויך לכם, חריגה מזמן יעד, מועד דיווח שמתקרב, ולקוח ששלח מסמכים חדשים. על מסמכים מלקוח נשלחת התראה אחת ביום לכל לקוח, לעובדים המשויכים אליו. לחיצה על התראה פותחת את המסך הנכון, והתראה שעוד לא נקראה לא נשלחת שוב.

בנוסף יש מיילים ייעודיים, כמו הזמנת עובד, הזמנת לקוח למערכת וסיכום לילי למשרד שבחר לקבל אותו. הם נשלחים כששירות המייל של המערכת מוגדר. ההתראות עצמן לא נשלחות במייל, ואין שליחה בוואטסאפ.

הקישור ללקוח: מצב והעלאת מסמכים

המשרד יכול ליצור ללקוח קישור פרטי. הלקוח פותח אותו בכל מכשיר, בלי סיסמה, ורואה מסך מצב קצר. לפי סוג הקישור הוא יכול גם לשלוח מסמכים או לאשר אותם.

• יצירה. בוחרים לקוח, רמת גישה (צפייה בלבד, העלאת מסמכים, או צפייה ואישור מסמכים), תוקף בימים ותווית. ברירת המחדל היא 30 יום, ואפשר לבחור עד שנה.
• שמירה. הקישור המלא מוצג פעם אחת בלבד, עם כפתור העתקה. השרת שומר רק טביעה חד־כיוונית שלו, לא את הקישור עצמו. כל קישור פעיל מופיע ברשימה, ואפשר לבטל אותו בכל רגע.
• מה הלקוח רואה. שם העסק, מסמכים בעיבוד, מסמכים שממתינים לבדיקה, מצב החודש הנוכחי (פתוח, סגור או נעול), והחשבוניות והקבלות האחרונות שהופקו לו.
• העלאה. הקובץ עובר את אותה קליטה כמו העלאה מהמשרד, ונעצר לבדיקה שלכם. אי אפשר לאשר אותו אוטומטית. הלקוח מקבל הודעה שהמסמך התקבל ונשלח לבדיקת המשרד, או שהקובץ כבר התקבל קודם.
• אישור. הלקוח יכול לסמן שמסמך הוא שלו ושהוא נכון. זה רושם את האישור שלו בלבד, ולא מאשר דבר בתהליך העבודה של המשרד.
• תיעוד. כל פעולה דרך הקישור נרשמת בתיעוד, בשם הקישור.

בעל עסק שרוצה יותר יכול לקבל מהמשרד משתמש עם כניסה. הוא רואה רק את העסק שלו: צילום קבלה, מצב החודש, מה המשרד צריך ממנו, דיווח שעות העובדים לאישור המשרד, והמסמכים שהעלה. ההזמנה נשלחת במייל כששירות המייל מוגדר.

הקמת משרד חדש ולקוח חדש

משרד חדש

1. הרשמה

   נרשמים באתר. בכניסה הראשונה נוצר המשרד, ואם הוא ריק נוצר בו גם לקוח פתיחה אחד.

2. מסך "תחילת עבודה"

   רשימת צעדי הקמה שמחושבים מהנתונים האמיתיים, לא תיבות סימון: אינדקס חשבונות, לקוח ראשון, קליטת מסמכים במייל, ספק גיבוי, מסמך ראשון, חשבונית ראשונה שהופקה ופקודה ראשונה שנרשמה. ליד כל צעד הסבר בעברית וקישור למסך שבו משלימים אותו.

3. הזמנת הצוות

   ממסך ניהול המשתמשים מזמינים את העובדים, ולכל אחד בוחרים תפקיד.

לקוח חדש

1. הוספה בלוח המשרד

   שם, מספר חברה או עוסק, וסוג הישות: עוסק מורשה, עוסק פטור, חברה בע״מ, או עמותה ומלכ״ר. מספר שכבר קיים במשרד נדחה, עם שם הלקוח הקיים.

2. צעדי מוכנות

   לכל לקוח רשימה משלו: פרטי העסק, אינדקס חשבונות מוכן (עם רשימת חשבונות ההוצאה וההכנסה שחסרים), מסמך ראשון, תחילת הספרים, ושכר אם יש לו עובדים.

3. שיוך וגישה

   משייכים מנהלת חשבונות. אם תרצו, יוצרים קישור ללקוח או מזמינים את בעל העסק למערכת.

4. נתונים ממערכת קודמת

   אפשר לייבא רשימות מקובץ CSV, עם תצוגה מקדימה של כל שורה והשגיאות בה. הייבוא מתבצע רק כשאין אף שגיאה.